7 Elementos que elevan la competitividad de una Firma de Abogados

El 2016 – 2017, ha sido un periodo que ha generado un punto de quiebre y de cambio importante en la forma de gestionar y dirigir muchas firmas de abogados en Perú. El arribo de firmas internacionales, la desaceleración de la economía, el impacto de un caso de corrupción a nivel internacional y un fenómeno de la naturaleza importante, genero que los socios despertarán y analizarán que al ser una empresa de servicios legales, tenían que cambiar el enfoque que le daban a la administración de su firma, buscando con ello elevar su competitividad.

Algunos iniciaron por:

a.- Realizarse un diagnóstico integral, que les permitió ver los puntos de mejora en todas sus aristas como empresa, estableciendo niveles de prioridad y atención;

b.- Posterior a ello,  analizaron su estrategia de negocio y definieron los objetivos alcanzar

c.- y como paso siguiente, armaron un plan de trabajo anual, que les permitió tener claro las acciones a seguir.

A la fecha, estas firmas que tomaron dentro del anális el impacto en su participación de la cuota de mercado que ha generado el  arribo de firmas internacionales (Como Baker McKenzie, Garrigues, Ontier, PPU, CMS, DLA Piper, Dentons, Kennedys, DS Avocats) o las fusiones de firmas locales (Lazo De Romaña & CMB o ahora último el de Miranda & Amado con Priori & Carrillo), han venido trabajando por elevar su competividad y con ello han visto la importancia de aplicar las técnicas del legal management, el marketing jurídico, la comunicación legal, el legaltech, el legal recruitment, o el legal project management – que otras firmas ya venian haciendo -; todos ellos con base en las disciplinas que se aplican en otras industrias pero con un enfoque y conocimiento de un sector tan especializado y con muchas particularidades como el  sector legal.

Pues, hoy por hoy, la experiencia en los mercados internacionales han demostrado que solo las firmas que han trabajado en su competitividad mantienen un crecimiento sostenible.

Aunque esta es una lista“numerus apertus”, considero que estos son 7 elementos que permitirán poder elevar la competitividad de tu firma:

1.Estrategia y planificación: Ésta generalmente no es común en las firmas de abogados y que debería ser considerada como punto de partida. Las experiencias de los mercados europeos y el anglosajones han demostrado que el contar con un plan estratégico y de ejecución, ayudará a las firmas a tomar mejores decisiones, a conocer el rumbo que quieren tomar y cómo llegar a él.

2.Flexibilidad y adaptación hacia los cambios. Qué alguien diga que el sector legal no ha cambiado, no solo tendrá un tema de permanencia en el mercado sino que automáticamente descalifica para entrar en competencia.

Aunque lo ideal sería que fuéramos nosotros – hablo en nombre de las firmas –  quienes “revolucionemos” o nos arriesgamos a generar un cambio, queda reconocer y  conozco de firmas en Perú que ya empezaron por esa línea.

3.Romper los paradigmas. ¿Alguien actualmente tendría como socio de una firma de abogados a un Economista, Administrador o Ingeniero? ¿ Es posible que un trabajo legal lo pueda hacer un arquitecto? ¿ Ser un Firma top 10 y no tener oficinas en un centro corporativo para todo mis abogados? ¿ La tecnología reemplazará algunas actividades del abogado?

4.Cambiar e innovar constantemente. La innovación no es ajena al sector legal, ¿Pero como innovas en un sector de servicios? Pues escuchando las nuevas necesidades del mercado, creando nuevos “productos legales”,  desarrollando planes de negocios por áreas, comprendiendo y aplicando a tu realidad las nuevas tendencias del sector.

5. Proactividad , una exigencia de los mercados actuales tanto de profesionales como empresas, es que se valora mucho la proactividad. En el sector legal, el cliente valora mucho “el ir más allá” de solo dictar la norma o que le digan lo que en apariencia ya conoce.  Y para tener una empresa proactiva debes generar colaboradores con ese perfil.

 6.Evaluación y revisión constante a estrategias. Se sabe que en Silicon Valley – la meca de la industria más competitiva actualmente – se hace la revisión o cambio de sus estrategias a 6 meses si no es menos.Para ser una Firma competitiva, primero debes tener claro cual es tu estrategia de negocio, asi poder evaluar periódicamente su avance, para posterior hacer los cambios o ajustes que permitan alcanzar los objetivos trazados.

7.Trabajar en base a empowerment y en equipo. El empoderamiento de tus colaboradores (abogados y personal administrativo) es clave para que una Firma sea cada vez más competitiva. ¿Cómo lo logras? Pues, va desde la capacidad de crear una linea de carrera, tener un sistemas de compensaciones hasta promover acciones de posicionamiento de marca personal  que fortalezcan la confianza y el desarrollo profesional de sus miembros.

 Ahora, habiendo analizado el perfil de tu firma, queda tan solo preguntar, ¿Cuán competitivo quieren ser?. Con ello podrás armar una lista y trabajar en cada uno de los elementos que consideras falta desarrollar. Recuerda, son nuevos tiempos…son nuevas Firmas.

¿Cómo organizar mi Firma de Abogados para el 2017?

Ayer, mientras conversabamos en un café con un nuevo cliente - Socio de un estudio Boutique -  él me expresaba su preocupación porque ya había iniciado el año y afirmaba que siempre le pasaba lo mismo. Muchas exigencias de sus clientes por cerrar el año anterior o la incorporación de nuevos proyectos, sus temas como docente, y por su puesto, su vida familiar con un sinfín de asuntos por hacer (más aún en verano).

Si bien, él viene haciendo un uso metódico del tiempo, lamentablemente este último recurso no es ilimitado para los abogados y siempre falta tiempo para hacer algo que él mismo reconoce que es importante realizar; sobre todo, si es que manejas un Estudio, que al ser una empresa, se debe manejar como tal y por eso siempre debes PLANIFICAR tu año.

Así empezamos a desarrollar ese día la sesión, con 5 grupos de preguntas, que te invito a contestar si eres socio, gerente o administrador de una Firma Legal y si buscas organizarte o simplemente eres un impetuoso abogado con visión. 

1.- ¿Tienes claros cuales son tus objetivos como Estudio? ¿Tus abogados y administrativos también lo tienen claro?

Aquí te recomiendo desarrollar los 3 aspectos básicos de un negocio en el sector legal:

-¿Qué tipo de servicios doy y a quién?

-¿Qué tipo de Firma quiero ser?

-¿Qué metas debo alcanzar?

2.- ¿ Sabes y conoces bien con que recursos económicos y humanos cuentas actualmente?

En este punto son importantes varios aspectos, pero comienza con lo básico.

- ¿Cuantos clientes tengo?

- ¿Qué tipo de servicio le doy y bajo que modalidad? (Fee mensual, fijo por asunto, por horas, otros)

- ¿Puedes hacer una proyección de ingresos mensuales tomando en cuenta los clientes actuales y los potenciales?

- ¿Cuanto tengo en honorarios por facturar y cobrar?

Asimismo y para ser un poco más acuciosos, por ser un factor vital en los Estudios, pregúntate lo siguiente:

- ¿Cuál es la estructura interna de mi firma?

- ¿Qué tipo de abogados necesito y cuales tengo? 

- ¿Qué tipo de administrativos necesito y cuales tengo?  

Esto tiene mucho más detalle, pero sugiero puedas ir desarrollando lo que considero como indispensable para organizar tu Firma.

3.- ¿Cuentas con un estrategia para este año? ¿ Cuando fue la última vez que realizaste un plan estratégico?

Sin dirección y sin estrategia nos solemos sumergir en el día a día y por ello, suelo escuchar con frecuencia las siguientes razones que talvez tu también las hayas pensado o escuchado: 

- “Me dedico a dar atención personalizada a mis clientes y no tengo tiempo”

- “Yo creo que la planificación se da en el día a día”

- “Hemos crecido a nuestra manera y por ello no veo razón para hacer eso”

Conozco a mis clientes y se que dicen la verdad cuando manifiestan que les falta tiempo y eso es válido, pues la función principal de un Abogado, y en especial de un Socio, es generar negocio, brindar un servicio de calidad y preocuparse por la atención personalizada ya que hoy por hoy esa ya no es una ventaja competitiva, pues la mayoría de los estudios la tienen como parte de su estándar de servicio. Por ello, se hace importante en estos casos delegar esta actividad de planificación a un Gestor interno o a un Outsorcing, si es que la estructura interna o el tamaño de la firma no justifica contratar un Administrador o un Gerente.

En ese sentido, al iniciar tu planificación estratégica hay que hacerse las siguientes preguntas:

- ¿Qué quiero lograr como Estudio?

- ¿Cúales son las demandas y necesidades de mis clientes? 

- De lo que aún no se atiende, ¿Qué puedo ofrecer basado en mi expertise y en el de mis abogados?

- ¿Qué despachos son mis competidores?

- ¿Qué no están haciendo aún?

- ¿Qué soy capaz de hacer como Abogado y como estudio?

- ¿Cómo lo voy hacer?

- ¿Qué acciones voy relizar durante el año?

- ¿Cuales son las metas que debo alcanzar?

- ¿Con qué frecuencia lo voy a medir?

Plasma en un documento tus respuestas, luego realiza un plan de actividades con objetivos que tendrás que medir y ponle mucho impetú para cumplirlo.

4.-¿ Tienes avanzado un presupuesto para el 2017? ¿ Cuando fue la última vez que llevaste tus finanzas en base a ello?

Basado en mi experiencia, puedo asegurar que 8 de cada 10 de Estudios no  ha preparado un presupuesto por lo menos en los 2 últimos años y los otros 2 nunca lo han hecho. Sin embargo, estamos entrando a Febrero y aún es un buen momento para hacerlo.

Como sabes, el presupuesto es tu hoja de ruta para que no gastes más de lo que debes, para que planifiques cuanto debes proyectar como ingreso – esto siempre tiene que ir de la mano con tu plan estratégico anual - y finalmente, te permite hacer un seguimiento fino de la evolución de tu Firma. Para ello, deberías tener en cuenta lo siguiente:

- Determina cuales son tus gastos proyectados y de ser posible sepáralos por áreas o tipo. Recuerda también distinguir tus gastos fijos de los variables.

- Determina cuales son tus ingresos proyectados. No debes ser demasiado optimista, toma en cuenta tu ingreso promedio de los 2 últimos años y proyecta un porcentaje razonable de crecimiento.

- Trabaja siempre con un flujo de caja.

- Recuerda hacer los ajustes necesarios mes a mes o semana a semana.

Finalmente, establece como regla, que si no esta presupuestado no puede ser ejecutado. Evidentemente, toda regla tiene sus excepciones, pero las mismas deben ser analizadas a fondo y aprobadas por una persona o por un comité.

5.- ¿ Hace cuanto tiempo hiciste una reunión de análisis de los resultados obtenidos en el año?

Lo lógico sería que  esto vaya al inicio como primera pregunta, ya que es vital medir los resultados obtenidos en el 2016, pero podría pasar que tal vez no hayas podido realizar todo lo anterior y te sea complicado hacerlo ahora. 

Pues bien, como todo caso que un abogado ha llevado, recuerda que el análisis de los resultados al final del mismo siempre nos permitirá saber que hicimos bien y en que podemos mejorar; pues en los servicios jurídicos, cuando armamos bien la estrategia, cumplimos lo planificado, le hacemos seguimiento y le damos prioridad, solemos siempre tener el mejor RESULTADO. De la misma manera, tu Estudio, que es un gran proyecto, funciona igual.

Así como ese día mi cliente se fue con una actividad a realizar, mi sugerencia hoy sería también que hagas tuya esta sesión e intenta completarla. Además, estate atento a mi siguiente artículo, donde compartiré el siguiente paso, ya que creo que de esa forma podrás estar listo para seguir avanzando en la evolución de la gestión de tu Estudio.

                                                         Wilfredo Martin Murillo Tapia MBA - Abogado 

Especialista en Dirección y Gestión 

de Empresas en el Sector Legal